Papier à en-tête
Un papier à en-tête qui tient la page, du courrier au contrat.
Le papier en-tête, ou papier à en-tête, est la feuille sur laquelle l’entreprise écrit : en haut, son nom et son logo ; en bas ou sur le côté, ses coordonnées et ses mentions légales ; au milieu, la place laissée au courrier, au devis, à l’attestation. Il donne à une simple lettre la signature de l’entreprise, et il porte les mentions que la loi attend sur une correspondance.
La page qui suit couvre le contenu de l’en-tête et du pied de page, la mise en page, le fichier pour l’imprimeur et le gabarit pour l’ordinateur du bureau. Hugo vous accompagne pour qu’un même papier en-tête serve aux courriers imprimés en série et à ceux que vous rédigez au jour le jour.
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Ce que porte un papier en-tête
| Zone | Contenu que nous proposons | Ce qui le décide |
|---|---|---|
| En-tête | Logo, nom de l’entreprise, parfois activité ou signature de marque | La charte graphique |
| Pied de page ou marge latérale | Adresse, téléphone, courriel, site, mentions légales | Votre statut juridique et votre conseil |
| Corps de page | Le courrier, le devis, l’attestation | Le gabarit de traitement de texte |
| Pages suivantes | Version allégée, avec logo seul ou pied de page seul | La longueur de vos documents |
Un courrier sur papier en-tête est une correspondance au sens de l’article R123-237 du Code de commerce, qui vise « toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité et signés par elle ou en son nom ». Les mentions qu’il impose à toute personne immatriculée, numéro unique d’identification, mention du registre du commerce et des sociétés (RCS) avec la ville du greffe, siège social, sont citées sur la page papeterie d’entreprise. L’entrepreneur individuel y ajoute les mots « entrepreneur individuel » ou les initiales « EI », et le texte prévoit une amende de quatrième classe en cas de manquement. Professions libérales, artisans et associations peuvent relever d’autres règles : la liste exacte de vos mentions vient de votre conseil, pas de cette page.
Une mise en page qui laisse écrire
Un papier en-tête réussi se reconnaît à ce qu’il ne gêne pas : l’en-tête ne descend pas sur la date, le pied de page ne remonte pas sur la signature, la marge de gauche laisse passer la perforation et la fenêtre d’une enveloppe trouve l’adresse au bon endroit. Nous proposons de composer l’en-tête à partir d’un vrai courrier de l’entreprise, long et court, plutôt que d’une page vide.
Les mentions légales se lisent en petit mais se lisent ; nous recommandons une taille de caractère qui reste nette après photocopie et une couleur qui passe en noir et blanc, parce qu’un courrier peut être photocopié ou scanné. Le logo existe en vectoriel, les couleurs sont définies pour l’impression, et la même charte sert aux enveloppes et aux cartes.
Deux fichiers : l’un pour l’imprimeur, l’autre pour le bureau
Le papier en-tête imprimé chez l’imprimeur reçoit un fichier au format de l’imprimeur, avec fonds perdus et repères, en quadrichromie ou en tons directs selon la charte. Vous le validez sur épreuve, selon les étapes de bon à tirer de la page impression professionnelle. Une fois livré, il passe dans l’imprimante du bureau pour recevoir le texte : nous recommandons de vérifier avant la commande que le papier choisi accepte cette imprimante, laser ou jet d’encre, ce que l’imprimeur sait dire.
Le second fichier est le gabarit de traitement de texte, avec l’en-tête et le pied de page en place, les marges verrouillées et les styles de titre et de corps définis. Il sert aux courriers imprimés sur papier vierge, aux documents envoyés en fichier PDF (Portable Document Format) et aux pages suivantes ; c’est lui qui évite qu’un courrier fait à la hâte ne ressemble à rien. Nous le livrons avec le fichier d’impression, et le visuel d’ensemble relève de la création graphique.
Un en-tête en portfolio
La planche Dome Protection de notre portfolio montre un papier à en-tête bleu et blanc, avec la marque en haut et une bande de pied colorée qui porte une signature ; elle donne une idée de la place que prennent l’en-tête et le pied par rapport au texte. Le portfolio ne dit rien du papier ni du nombre de feuilles imprimées.
Un exemple pour un bureau d’études géotechnique
Un cabinet de géomètres envoie des rapports de plusieurs pages, signés, à des maîtres d’ouvrage. Il retient un papier en-tête pour la première page, avec les mentions légales en pied, et une feuille de suite avec le logo seul ; le gabarit de traitement de texte reprend les deux, avec un style de titre pour les rapports. Les courriers courts partent en PDF depuis le même gabarit, sans passer par l’imprimante.
Ce cabinet de géomètres n’existe pas. La feuille de suite, elle, vaut pour tout le monde : elle évite de répéter les mentions sur chaque page.
Ce qui fait le devis d’un papier en-tête
Le format, le papier, le nombre de couleurs, la quantité et l’existence ou non d’une feuille de suite font le devis ; le gabarit de traitement de texte est un travail à part, compté une fois. Le papier à en-tête se commande en quantité raisonnable, parce qu’un changement d’adresse ou de mention rend le reste inutilisable. L’imprimeur chiffre le tirage sur la base du fichier validé ; aucun montant ne circule avant.
Questions fréquentes
- Qu’est-ce qu’un papier en-tête ? Une feuille imprimée au nom de l’entreprise, avec son logo en haut et ses coordonnées et mentions en bas, sur laquelle s’écrivent courriers et documents.
- Quelles informations mettre dessus ? Le nom et le logo en tête, les coordonnées et les mentions légales de votre statut en pied, la liste des mentions étant validée par votre conseil.
- Peut-on faire son papier en-tête sur Word ? Oui pour la version numérique, et c’est ce gabarit que nous livrons ; l’impression en série passe par un fichier d’impression distinct.
- Comment imprimer sur un papier en-tête ? Avec l’imprimante du bureau, sur le papier livré par l’imprimeur, à condition d’avoir vérifié que le papier lui convient.
- Pourquoi un papier en-tête imprimé plutôt qu’un en-tête numérique ? Pour les courriers signés, les contrats et les documents que le destinataire garde ; le numérique suffit pour le reste, à partir du même gabarit.
Comment écrivez-vous vos courriers aujourd’hui ?
Un courrier récent, votre logo et la liste de vos mentions validée par votre conseil : c’est ce dont Hugo a besoin pour composer un papier en-tête et son gabarit. Le reste se règle sur épreuve.