Carte d’invitation
Une invitation qui donne envie de venir, et toutes les informations pour y arriver.
Inauguration d’un atelier, portes ouvertes, anniversaire d’entreprise, présentation d’une gamme : une invitation imprimée arrive dans les mains de la personne invitée, se pose sur un bureau et rappelle la date jusqu’au jour même. Un message électronique se perd ; une carte reste.
Cette page traite l’invitation professionnelle, de son contenu à sa fabrication et à son envoi. Nous vous aidons à ne rien oublier et à tenir le calendrier, qui commence bien avant l’événement.
Ce bouton ouvre un appel au 06 85 51 18 36. Appelez Dimitri pour convenir d’un rendez-vous et présenter l’événement que vous préparez.
Les informations que l’invitation doit porter
- Qui invite, et à quelle occasion.
- La date, l’heure de début et, si elle compte, l’heure de fin.
- Le lieu, avec l’adresse complète et, si l’accès n’est pas évident, un plan ou une indication de stationnement.
- Le déroulé en une ligne : visite, prise de parole, cocktail.
- La réponse attendue : avant quelle date, par quel moyen, et auprès de qui.
- Un contact pour les questions pratiques.
Une invitation sans heure de fin laisse l’invité deviner ; sans date de réponse, elle ne permet pas de prévoir le nombre de personnes. Nous proposons de relire la carte comme si l’on ne savait rien de l’événement : tout ce qui manque pour venir doit y figurer.
Carte simple, carte pliée, enveloppe
Une carte simple, recto ou recto verso, suffit pour la plupart des événements ; une carte pliée donne de la place à un programme ou à un plan ; l’enveloppe assortie rend l’envoi postal plus soigné et protège la carte. Le choix dépend du nombre d’invités, du mode d’envoi et de l’image que vous voulez donner. L’invitation Marvalin de notre portfolio, ci-dessous, montre un recto et un verso qui se répartissent l’annonce et les informations pratiques.
Le format doit rester compatible avec l’enveloppe et, pour un envoi postal, avec les tarifs d’affranchissement selon le poids et l’épaisseur : une carte épaisse dans une enveloppe rigide peut ne pas s’affranchir au tarif d’une lettre ordinaire. Ces points se vérifient avec l’imprimeur et avec votre bureau de poste avant d’arrêter le format.
Le calendrier se compte à rebours
La date de l’événement fixe tout le reste : les invités doivent recevoir la carte assez tôt pour se libérer et répondre, l’envoi prend du temps, la fabrication aussi, et le bon à tirer demande une relecture par plusieurs personnes. Nous proposons de partir de la date de réponse souhaitée et de remonter, étape par étape, jusqu’à la remise des textes.
Nous n’annonçons pas de délai de fabrication : il dépend du fabricant, de la finition et de la période. Apportez la date de l’événement dès le premier échange, elle décide de ce qui est encore possible.
Envoyer, remettre, relancer
Une invitation postée demande une liste d’adresses à jour et, si elle est nominative, un fichier tenu selon les règles de protection des données ; une invitation remise en main propre par vos commerciaux ne demande qu’une quantité suffisante. Les deux se combinent souvent, avec un rappel par message électronique quelques jours avant la date de réponse.
Nous proposons de remettre le fichier d’impression, une version numérique de la même invitation pour les rappels, et la liste des points à vérifier sur le bon à tirer. Les repères communs à toute la carterie sont sur les pages carterie et impression professionnelle ; l’identité reprise sur la carte vient de votre création graphique.
Suivre les réponses et ajuster
L’invitation ne sert à rien si personne ne compte les réponses. Nous proposons de désigner une personne qui tient la liste, de noter chaque réponse à mesure qu’elle arrive, par courrier, par téléphone ou par formulaire, et de relancer les silencieux quelques jours avant la date limite. Le nombre de réponses positives décide ensuite du traiteur, des chaises et du plan de salle.
Une invitation peut aussi prévoir un petit espace pour la réponse elle-même, à détacher ou à recopier, ce qui aide les invités qui n’utilisent pas le formulaire en ligne. Ce détail se décide au moment du format, pas après le bon à tirer.
Un exemple d’inauguration
Une entreprise de transport inaugure un nouveau dépôt et invite ses clients, ses partenaires et les élus locaux. L’invitation tient sur une carte pliée : la couverture annonce l’événement, l’intérieur donne le déroulé et le plan d’accès, le dos porte la date de réponse et un contact. Les cartes destinées aux clients sont remises par les commerciaux, les autres partent par courrier avec une enveloppe assortie.
Entreprise et événement sont imaginés ; seule la répartition des informations est à retenir.
Quantité et budget
La quantité se calcule sur la liste des invités, avec une marge pour les remises en main propre et les invitations de dernière minute ; une invitation ne se réimprime pas utilement après l’événement. Le budget dépend du format, du papier, de la finition, de l’enveloppe, de la quantité et de l’affranchissement éventuel. Nous chiffrons sur ces éléments, jamais avant.
Questions fréquentes
- Faites-vous les invitations de mariage ou d’anniversaire privé ? Cette page concerne les événements d’entreprise ; pour une invitation privée, parlez-en à Dimitri, qui vous dira si nous pouvons vous aider.
- Peut-on imprimer le nom de chaque invité sur la carte ? Oui, par impression de données variables ; cela demande une liste propre et allonge un peu la préparation.
- Faut-il une enveloppe assortie ? Pour un envoi postal, elle protège la carte et prolonge l’impression ; pour une remise en main propre, elle est facultative.
- Les invités peuvent-ils répondre en ligne ? Oui, par un QR code vers un formulaire simple, à condition qu’une réponse par téléphone ou par message reste possible.
- Comment gérer les réponses ? Une personne désignée tient la liste ; la carte indique son nom ou une adresse dédiée.
Quel événement préparez-vous ?
Donnez à Dimitri la date, le lieu, le nombre d’invités et la façon dont vous comptez remettre les cartes. Nous construirons le calendrier à rebours et le contenu de votre invitation.